Microsoft lisäsi helppokäyttöisen turvapostiominaisuuden Office 365:n Enterprise E3 -versioon syksyllä 2017. Tämän jälkeen O365 turvapostiin on tullut uusia ominaisuuksia säännöllisesti. Office 365 -yrityskäyttäjien suuren lukumäärän vuoksi O365 turvapostia voidaan pitää vertailukohtana muille suojatuille sähköpostiratkaisuille. Tässä artikkelissa lyhyt katsaus, mitä Office 365 tarjoaa muihin vaihtoehtoihin verrattuna.
Sähköpostin puutteita voi paikata asiakasrajapinnassa erilaisilla
pikaviestintäsovelluksilla. Kukapa ei olisi asioinut teleoperaattorin tai
pankin kanssa chat-palvelua käyttäen? Sisäisessä käytössä ja keskeisten
yhteistyökumppanien välisessä viestinnässä pikaviestimet kuten Slack ja Teams
ovat syrjäyttäneet sähköpostia siinä missä etäpalaverit tapaamisia. WhatsApp tavoittaa lähes kaikki. Miksi siis tarvittaisiin turvapostia tavallisen sähköpostin ja pikaviestimien lisäksi?
Ehkä hieman yllättäen vastaus ei ole pikaviestimien heikko tietosuoja, vaan eri viestintävälineiltä odotettu erilainen käyttötarkoitus.
Dokumenttien sähköinen allekirjoitus on arkipäiväistynyt nopeasti. Perustan sähköiselle allekirjoitukselle antaa laki, ja odotettavissa on, että paperille käsin tehdyt allekirjoitukset poistuvat hiljalleen käytöstä kuin käteinen raha.
Turvaposti järkevästi käytettynä on osoitus ammattimaisesta viestinnästä. Se kertoo, että lähettäjä välittää tiedon luottamuksellisuudesta. Kaikkea sähköpostia ei kuitenkaan pidä lähettää turvapostina. Lähettäjän on huomioitava viestinnän tarkoitus ja käytettävyys, sekä itsensä että vastaanottajan näkökulmasta.
Alla tärkeimmät kysymykset, jotka auttavat päättämään, lähetänkö viestin tavallisena sähköpostina vai salattuna turvapostina.
Tietosuojalainsäädännön kokonaisuus vakiintui uuden tietosuojalain tullessa voimaan 1.1.2019. Samalla kiinnostus säädösten mukaiseen toimintaan heräsi uudelleen. Viimeistään nyt GDPR-yhteensopivuus on osa päivittäistä tietojärjestelmien operointia. Tietosuojavaltuutetun toimisto on laatinut tiiviin ja helppolukuisen tietopaketin organisaatioille henkilötietojen käsittelystä, mukaan lukien ohjeen toimenpiteistä henkilötietojen tietoturvaloukkauksissa.
